Information et vie privée

Qui est assujetti à la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée?

Tous les organismes publics sont assujettis à la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée. Voici une liste d’organismes publics du Nouveau-Brunswick :

• les ministères, secrétariats et bureaux de la province, y compris les sociétés de la Couronne et les commissions ;
• le Réseau de santé Horizon, le Réseau de santé Vitalité, EM/ANB Inc. (anciennement Ambulance Nouveau-Brunswick), le Conseil du Nouveau-Brunswick en matière de santé ;
• les écoles publiques et les districts scolaires anglophones et francophones ;
• les municipalités et leurs bureaux respectifs, y compris les corps de police ;
• les districts de services locaux, les communautés rurales et les commissions de services régionaux ;
• les universités publiques, le CCNB, le NBCC et le NB College of Craft and Design;
• other specifically designated government bodies in Schedule A of the Act, which include:
  • Algonquin Properties Limited,
  • conseils d’éducation de district,
  • Opportunités Nouveau-Brunswick,
  • Service Nouveau-Brunswick, et
  • Recycle Nouveau-Brunswick.

Qui n’est pas assujetti à la Loi?

La Loi s’applique aux entités provinciales et municipales et aux universités publiques, mais ne s’appliquent pas à ce qui suit :

• les bureaux des députés de l’Assemblée législative ;
• les bureaux des fonctionnaires de l’Assemblée législative (le président de l’Assemblée législative, le greffier de l’Assemblée législative et les hauts fonctionnaires, y compris la directrice générale des élections, le défenseur des enfants, des jeunes et des aînés, le défenseur du consommateur en matière d’assurances, le commissaire à l’intégrité, le commissaire aux langues officielles et le vérificateur général) ;
• les tribunaux du Nouveau-Brunswick, y compris la Cour d’appel, la Cour du Banc du Roi, la Cour provinciale et la Cour des petites créances ;
• les entreprises et entités du secteur privé.

La Loi ne s’applique pas à certains genres de documents, y compris les renseignements figurant dans les documents judiciaires, les documents établis par ou pour un fonctionnaire de l’Assemblée législative, etc. La liste complète des documents auxquels la Loi ne s’applique pas se trouve à l’article 4 la Loi.

Comment faire une demande d’accès à l’information ou demander une correction d’un document détenu par un organisme public?

Vous pouvez faire une telle demande directement auprès de l’organisme public qui détient les renseignements que vous cherchez ou que vous voulez faire corriger. Pour ce faire, vous pouvez présenter une demande écrite ou un formulaire dûment rempli. Afin de faciliter de telles demandes, la province a préparé des formulaires standardisés à l’intention du public :

• formulaire de demande de renseignements : Cliquez ici
• formulaire de demande de correction: Cliquez ici

Si vous présentez une lettre écrite plutôt qu’un formulaire dûment rempli, veuillez vous assurer d’indiquer ce qui suit :

• votre nom et vos coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone et adresse électronique);
• la date de la demande;
• si votre demande d’accès à l’information de document ou de correction de documents est faite au titre de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée;
• le nom de l’entreprise ou de l’organisation pour le compte de laquelle vous faites la demande, s’il y a lieu;
• si vous demandez d’examiner le document ou de recevoir une copie papier ou électronique du document.

Vous pourriez trouver utile de conserver une copie de la demande au cas où l’organisme public aurait des questions ou aurait besoin de précisions sur votre demande, ou au cas où vous ne seriez pas satisfait de la réponse de l’organisme public et désiriez exercer votre droit de déposer une plainte auprès de notre bureau ou de référer l’affaire à la Cour du Banc du Roi.

Si vous avez des questions au moment de remplir votre formulaire de demande ou au cours du traitement de votre demande, vous pouvez communiquer avec le coordonnateur du droit à l’information de l’organisme en question. Une liste d’organismes publics et de leur coordonnateur du droit à l’information se trouve au lien suivant : Répertoire des organismes publics

Obligation de prêter assistance

En vertu de l’article 9 de la Loi, les organismes publics doivent faire «tous les efforts possibles pour prêter assistance à l’auteur de la demande sans délai et de façon ouverte, précise et complète». Cela signifie que les organismes publics doivent faire ce qui suit :

• collaborer avec vous afin d’être certains de comprendre les renseignements que vous cherchez,
• procéder à une recherche raisonnable de tous les renseignements pertinents,
• vous tenir au courant de l’état de votre demande et du moment où vous devriez recevoir une réponse,
• vous donner une réponse satisfaisante incluant des explications utiles si l’accès à des renseignements est refusé ou si les renseignements n’existent pas,
• vous informer de vos droits si vous n’êtes pas satisfait de la décision de l’organisme public relativement à votre demande.

Délai prévu pour les organismes publics pour répondre à une demande d’accès à l’information ou de correction d’un document.

La Loi prévoit 30 jours ouvrables pour permettre à un organisme public de répondre à une demande d’accès à l’information et 20 jours ouvrables pour répondre à une demande de correction. L’organisme public peut de lui-même prolonger le délai jusqu’à 30 jours ouvrables de plus pour les demandes d’accès à l’information et de 20 jours ouvrables de plus pour les demandes de corrections:

a) l’auteur de la demande n’a pas rédigé sa demande en des termes suffisamment précis pour permettre à l’organisme public de déterminer de quel document il s’agit ;

b) l’auteur de la demande ne répond pas dès que possible à la demande d’éclaircissements émanant de l’organisme public ;

c) un grand nombre de documents sont demandés ou plus de recherches sont nécessaires, ou l’observation du délai prévu entraverait indûment le fonctionnement de l’organisme public ;

d) l’organisme public a besoin d’un délai afin de lui permettre d’aviser un tiers (une personne, une association de l’extérieur ou une entité privée), et de recevoir ses observations ou de consulter un autre organisme public avant de décider si un document sera communiqué ou non ;

e) un tiers fait une demande à un juge de la Cour du Banc du Roi du Nouveau-Brunswick en vertu du paragraphe 65(1) ou dépose une plainte auprès de l’ombud en vertu du paragraphe 67(1)b) ;

f) l’auteur de la demande désire que lui soient communiqués des documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou par avis de requête.

Si un organisme public prolonge de lui-même le délai prévu pour répondre (c’est-à-dire sans l’approbation de l’ombud), vous avez le droit de vous plaindre auprès de notre bureau à propos de la prolongation.

Si l’organisme public ne peut répondre à une demande dans le délai prévu, il peut faire une demande auprès de notre bureau pour obtenir une autre prolongation du délai, selon les mêmes critères cités ci-dessus. Si notre bureau accorde à l’organisme public du temps additionnel pour répondre, vous ne pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau au sujet de la prolongation.

Si l’organisme public ne répond pas dans le délai prévu (soit le délai initial, soit le délai prolongé, selon le cas), vous avez alors le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau ou de déférer l’affaire à la Cour du Banc du Roi.

Recours

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont un organisme public a traité votre demande ou y a répondu, vous pouvez, soit déposer une plainte auprès de notre bureau, soit référer l’affaire à un juge de la Cour du Banc du Roi, mais vous ne pouvez pas faire les deux.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont un organisme public a traité ou répondu à votre demande de correction de renseignements personnels, vous pouvez uniquement déposer une plainte à notre bureau.

Comment déposer une plainte

Notre bureau doit recevoir la plainte dans les 40 jours ouvrables suivant la réponse de l’organisme public à votre demande d’accès à l’information ou de correction de renseignements. Si vous n’avez pas reçu une réponse dans le délai prévu ou le délai prolongé, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau dans les 40 jours ouvrables suivant l’expiration du délai prévu pour répondre à la demande.

Si vous décidez de déposer une plainte, vous devez présenter les documents suivants à notre bureau :

• un formulaire de plainte dûment remplie (formule 2) : Cliquez ici
• une copie de votre demande,
• une description de la raison de votre insatisfaction à l’égard de la réponse de l’organisme public.

Lorsque vous déposez votre plainte, il est aussi utile de nous fournir une copie de la réponse de l’organisme public à ce moment-là, car cela nous aidera à mieux comprendre votre plainte.

Comment référer une affaire au tribunal

Si vous souhaitez référer votre dossier d’accès directement au tribunal, vous devez le faire dans les quarante jours suivant réception de la réponse de l’organisme public. Pour ce faire, vous devez fournir les renseignements suivants au greffier de la Cour du Banc du Roi :

• un formulaire de recours dûment remplie (formule 1 : Cliquez ici)
• une copie de votre demande,
• une description écrite de la raison de votre insatisfaction à l’égard de la réponse de l’organisme public.

Si vous avez d’autres questions à propos du recours à un tribunal, vous pouvez communiquer avec le bureau du greffier de votre région.

Processus d’enquête d’une plainte

Tel qu’il a été indiqué ci-dessus, la Loi permet à une personne qui a fait une demande d’accès à l’information ou de correction de ses renseignements personnels auprès d’un organisme public de déposer une plainte auprès de notre bureau si elle est insatisfaite de la manière dont l’organisme public a traité ou répondu à la demande, ou si l’organisme public n’a pas répondu à la demande.

Lorsque nous recevons une plainte, la première étape est de déterminer si nous avons reçu tous les renseignements requis pour accepter la plainte et si une enquête sur celle-ci relève de notre compétence. Si tel est le cas, nous avertissons alors l’organisme public visé et lui fournissons une copie de la plainte. À ce moment-là, nous demandons aussi à l’organisme public de nous fournir les renseignements pertinents et une réponse écrite à la plainte, y compris les motifs du refus de la communication des renseignements, les mesures prises pour trouver les documents pertinents, etc. Les organismes publics ont 10 jours ouvrables pour fournir à notre bureau les documents qu’il nous faut pour notre examen.

Processus de résolution informelle

Après avoir reçu la réponse de l’organisme public, nous prenons les mesures indiquées pour arriver à un règlement informel de la plainte à la satisfaction de l’auteur de la demande et de l’organisme public et conformément à la Loi. Selon les circonstances, il se peut que l’organisme public communique d’autres renseignements accompagnés d’explications, ou, si nous estimons que l’organisme public a donné accès à tous les renseignements que l’auteur de la demande était en droit de recevoir, nous lui fournissons des explications à l’appui de nos conclusions. Dans les deux cas, nous demandons l’apport de l’auteur de la demande pour savoir si une telle manière de régler la plainte lui semble satisfaisante et, dans l’affirmative, nous terminons notre enquête et le dossier est clos. La Loi nous donne 45 jours ouvrables pour en arriver à un règlement informel. Les quarante-cinq jours ouvrables commencent le jour où nous recevons la réponse de l’organisme public à la plainte, c’est-à-dire dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l’avis de la plainte par l’organisme public.

Si une plainte n’est pas réglée dans les quarante-cinq jours ouvrables, l’affaire est renvoyée à l’ombud qui déterminera si les circonstances méritent une enquête formelle.

Dans certains cas, l’ombud peut décider de cesser l’enquête s’il est d’avis que l’organisme public a fourni à l’auteur de la demande tous les renseignements qu’il était en droit de recevoir en vertu de la Loi. Si l’ombud cesse l’enquête à ce moment-là, notre bureau informe l’auteur de la demande et l’organisme public de la décision et des motifs de la décision.

Processus d’enquête formelle

Si l’ombud estime que l’organisme public doit prendre d’autres mesures pour respecter les droits d’accès de l’auteur de la demande et procède à une enquête formelle, il établit, à la fin de son enquête, un rapport de conclusions. L’ombud peut recommander à l’organisme public :

• d’accepter en tout ou en partie la demande d’accès à l’information,
• d’accepter la demande de correction de renseignements personnels,
• de procéder à un nouvel examen de la demande considérée comme ayant été abandonnée en vertu du paragraphe 12(1).

La Loi établit que, après avoir reçu une plainte en matière d’accès, l’ombud dispose de 90 jours ouvrables pour présenter un rapport de conclusions. Toutefois, il est autorisé à prolonger le délai en avisant les parties à la plainte de la date prévue de la remise du rapport.

Lorsque l’ombud émet un rapport des conclusions incluant des recommandations, l’organisme public a 20 jours ouvrables après réception du rapport pour décider d’accepter ou non les recommandations de l’ombud et pour aviser les parties de sa décision, incluant notre bureau. L’avis de l’organisme public doit comprendre les motifs de sa décision et, le cas échéant, le droit de l’auteur de la demande d’interjeter appel ainsi que le délai pour déposer un appel à la Cour du Banc du Roi.

Tiers

Si un organisme public vous a envoyé un avis indiquant son intention de communiquer des renseignements vous concernant en réponse à une demande d’accès à l’information et que vous n’êtes pas d’accord, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau. Si vous décidez de déposer une plainte, vous devez présenter les documents suivants à notre bureau dans les quinze jours ouvrables après la date de l’avis que vous a envoyé l’organisme public :

• formulaire de plainte dûment remplie (formule 5) : Cliquez ici
• une copie de la décision de l’organisme public concernant la communication de vos renseignements.

Notre processus d’enquête visant les plaintes de tiers est le même que celui présenté ci-dessus pour les plaintes en matière d’accès.

Si vous souhaitez référer l’affaire directement aux tribunaux, vous devez le faire dans les quinze jours ouvrables après la date de l’avis que vous a envoyé l’organisme public. Pour ce faire, vous devez présenter les renseignements suivants au greffier de la cour :

• un formulaire de recours dûment rempli (formule 4 : Cliquez ici)
• une copie de la décision de l’organisme public concernant la communication de vos renseignements.

Si vous avez d’autres questions à propos du renvoi d’une affaire aux tribunaux, vous pouvez communiquer avec le bureau de greffier de votre région.

Renseignements personnels

Les organismes publics sont tenus de respecter les obligations établies dans la Partie 3 de Loi chaque fois qu’ils recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels. La Loi définit renseignements personnels comme étant des « renseignements consignés concernant une personne physique identifiable » et inclut tout ce qu’un organisme public détient dans ses documents à votre sujet à titre personnel tel que :

• votre nom ;
• vos coordonnées, y compris votre adresse municipale, adresse électronique, le numéro de téléphone à la maison, le numéro de téléphone cellulaire et du télécopieur ;
• les renseignements sur votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre état matrimonial ou familial;
• les renseignements sur votre ascendance, votre race, votre couleur, votre nationalité et votre origine nationale ou ethnique;
• les renseignements sur votre religion ou confession et croyance, votre appartenance ou activités religieuses;
• les renseignements sur votre santé;
• votre groupe sanguin, vos empreintes digitales ou autres traits héréditaires;
• les renseignements sur votre allégeance, appartenance ou activité politique;
• les renseignements sur votre éducation ou profession ou vos antécédents scolaires ou professionnels;
• les renseignements sur vos sources de revenu ou votre situation financière ou vos activités ou vos antécédents financiers;
• les renseignements sur vos antécédents criminels, y compris les infractions règlementaires;
• vos opinions personnelles, sauf si elles ont trait à une autre personne (puisque c’est considéré comme les renseignements personnels de cette autre personne);
• les opinions d’autrui sur vous;
• tout numéro, symbole ou autre trait particulier qui vous est propre (par exemple, le numéro du permis de conduire, le numéro d’assurance-maladie, etc.).

Il est important de signaler que la Partie 3 de la Loi s’applique seulement aux renseignements de nature personnelle et ne s’applique pas aux renseignements portant sur des entreprises ou autres organismes.

Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

En vertu de la Loi, les organismes publics peuvent seulement recueillir légalement vos renseignements personnels si :

• la collecte est autorisée ou requise en vertu d’une loi provinciale ou fédérale,
• les renseignements ont directement trait ou sont nécessaires soit à un service, à un programme ou à une activité de l’organisme public,
• les renseignements sont recueillis aux fins d’exécution de la Loi.

Les organismes publics ne recueillent que le minimum de vos renseignements personnels qui sont nécessaires à la réalisation des fins auxquelles ils sont recueillis. Par exemple, si vous faites une demande de permis de conduire, l’organisme public ne peut pas recueillir des renseignements sur vos revenus, puisque cela n’a rien à avoir avec l’octroi d’un permis de conduire.

En règle générale, les organismes publics doivent recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, sauf s’ils sont expressément autorisés à les recueillir auprès d’autres sources dans certaines circonstances.

Pour ce qui est de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels, les principes généraux qui suivent s’appliquent :

• les organismes publics peuvent seulement utiliser et communiquer les renseignements personnels en vertu de la Section B de la Loi ;
• l’utilisation ou la communication des renseignements personnels se limite aux renseignements minimaux nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés ;
• les organismes publics limitent l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux personnes qui doivent les connaître afin de pouvoir s’acquitter de leurs tâches.

Si vous êtes inquiet de la manière dont un organisme public a traité vos renseignements personnels ou si un organisme public vous a avisé d’une atteinte à la vie privée relativement à vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau. Veuillez télécharger et remplir notre Formulaire de plainte concernant la vie privée et le soumettre à notre bureau.

Processus d’enquête d’une plainte en matière de vie privée

Après avoir reçu une plainte en matière de protection de la vie privée, nous en aviserons l’organisme public concerné et lui fournirons une copie de votre plainte. Prière de nous aviser si vous avez des préoccupations à cet égard afin que nous puissions en discuter avec vous dans les plus brefs délais.

Au moment d’aviser l’organisme public de votre plainte, nous lui demanderons de fournir une réponse écrite aux préoccupations soulevées dans votre plainte et tout autre renseignement pertinent à cette affaire.

Processus de résolution informelle

Après avoir reçu la réponse de l’organisme public à votre plainte en matière de vie privée, nous examinons les renseignements fournis ainsi que les dispositions applicables de la Loi et nous déterminons si l’organisme public a traité vos renseignements personnels inconvenablement. Si nous constatons que cela est le cas et si l’organisme public admet son erreur et accepte de prendre les mesures correctives indiquées, nous vous préciserons alors les raisons de l’atteinte à la vie privée et nous vous inviterons à nous aviser si vous jugez les mesures correctives prises par l’organisme public satisfaisantes pour régler votre plainte.

Processus d’enquête formelle

Si nous constatons que l’organisme public n’a pas traité vos renseignements personnels conformément à la Loi, et que l’organisme public n’est pas d’accord ou ne veut pas prendre les mesures correctives indiquées, l’affaire sera renvoyée à l’ombud pour qu’il l’examine et prenne une décision définitive, et, par conséquent, notre bureau fera possiblement des recommandations formelles à l’organisme public. Si nous faisons des recommandations à l’organisme public, celles-ci ne viseront qu’à améliorer la conformité à la Loi. Notre bureau ne peut pas recommander le congédiement d’une personne ou l’indemnisation financière en raison du traitement incorrect de vos renseignements personnels ni évaluer la culpabilité criminelle ou civile de l’organisme public ou enquêter à cet égard.

Il est important de signaler que, bien que notre bureau soit chargé d’enquêter sur des plaintes en matière de protection de la vie privée et de faire des recommandations aux organismes publics si l’ombud le juge nécessaire, notre mandat se limite à veiller à ce que les organismes publics appliquent les pratiques, politiques et mesures de protection indiquées afin de réduire les risques qu’une situation semblable se reproduise dans l’avenir.

Signaler une atteinte à la vie privée

Les modifications apportées au Règlement général de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée le 1er avril 2018 exigent que, dans certaines circonstances, les organismes publics avisent les personnes affectées d’une atteinte à leur vie privée qui concerne leurs renseignements personnels ainsi que l’ombud dès que possible. Afin d’aider les organismes publics à respecter les nouvelles exigences de signalisation obligatoires, nous avons développé un nouveau formulaire pour signaler une atteinte à la vie privée et nous demandons aux organismes publics de remplir ce formulaire et de le soumettre auprès notre bureau.

Demande de prorogation du délai

Formulaire de demande de prorogation

Qui est assujetti à la Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé?

Dépositaires

La Loi s’applique aux personnes physiques et organismes qui recueillent, conservent ou utilisent des renseignements personnels sur la santé à des fins soit de prestation ou d’aide à la prestation de soins de santé ou de traitements, soit de planification et de gestion du système de soins de santé ou de prestation d’un programme ou d’un service gouvernemental.

Voici une liste non exhaustive des dépositaires :

• les organismes publics qui traitent des renseignements personnels sur la santé (par exemple, le ministère de la Santé) ;
• les fournisseurs de soins de santé, y compris
  1. les travailleurs sociaux immatriculés sous le régime de la Loi de 1988 sur l’Association des travailleurs sociaux du Nouveau-Brunswick,
  2. les membres du Nouveau-Brunswick de l’Association canadienne de la gestion de l’information sur la santé ;
• le ministre de la Santé ;
• les organismes suivants :
  1. EM/ANB Inc. (anciennement Ambulance Nouveau-Brunswick),
  2. le Conseil du Nouveau-Brunswick en matière de santé,
• les régies régionales de la santé (le Réseau de santé Horizon et le Réseau de santé Vitalité),
  1. la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail,
  2. la Société canadienne du sang ;
• les centres de données de recherche (par exemple, le New Brunswick Institute for Research, Data and Training, à l’Université du Nouveau-Brunswick) ;
• les personnes qui dirigent des projets de recherche approuvés en conformité avec la Loi,
• les laboratoires ou centres de prélèvement;
• les foyers de soins et les exploitants selon la définition que donne de ces termes la Loi sur les foyers de soins;
• les personnes que les règlements désignent à titre de dépositaires, par exemple,
  1. les écoles et les districts scolaires,
  2. un coroner nommé en vertu de la Loi sur les coroners,
• le successeur qui obtient la garde de dossiers contenant des renseignements personnels sur la santé dont un dépositaire avait la garde,
• Service Nouveau-Brunswick (dans le contexte restreint de la compilation ou de la tenue d’un registre de renseignements personnels sur la santé).

Gestionnaires de l’information

Les gestionnaires de l’information sont des personnes physiques ou organismes qui, pour le compte d’un dépositaire, entreposent, extraient, archivent, dépersonnalisent ou transforment des renseignements personnels sur la santé qu’a en main un dépositaire ou qui offrent des services de gestion de l’information ou de technologie de l’information. Sans être eux-mêmes dépositaires en vertu de la Loi, les gestionnaires de l’information doivent suivre les mêmes règles que les dépositaires aux termes de la Loi en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels sur la santé.

Les mandataires sont des personnes physiques ou organismes qui, sans être employés d’un dépositaire, travaillent pour ce dernier dans un but exprès lié aux renseignements personnels sur la santé. Les gestionnaires de l’information peuvent aussi être mandataires. Pour être considéré comme un mandataire aux fins de la Loi, le mandataire travaille directement pour le dépositaire ou pour le compte de ce dernier et non pour ses propres besoins. Le dépositaire est responsable en tout temps des actes du mandataire relativement au traitement des renseignements personnels sur la santé.

Avant de retenir les services d’un mandataire ou d’un gestionnaire de l’information, le dépositaire doit avoir conclu un accord écrit avec lui.

Qui n’est pas assujetti à la Loi?

Même si la définition de « dépositaire » est large, la Loi ne s’applique pas aux personnes physiques ou organismes qui traitent des renseignements personnels sur la santé à des fins autres que la fourniture de soins de santé. La Loi ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels sur la santé dans les cas suivants :

1. une personne physique ou un organisme qui recueille, conserve ou utilise des renseignements personnels sur la santé à des fins autres que les soins de santé ou le traitement, la planification ou la gestion du système de soins de santé, notamment
   • les employeurs,
   • les compagnies d’assurances,
   • les organismes de réglementation des professions de la santé,
   • les personnes autorisées ou inscrites aux fins de la fourniture de soins de santé, mais qui n’en fournissent pas,
   • toute autre personne physique ou tout autre organisme précisés par règlement ;
2. les notes rédigées par ou pour des personnes exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires et leur communication ou leurs projets de décision ;
3. les documents se rapportant à la circonscription électorale d’un ministre de la Couronne ;
4. les renseignements contenus dans des documents judiciaires, des documents des juges, des documents judiciaires administratifs ou des documents concernant des services de soutien fournis à un juge ou à un auxiliaire de justice ;
5. les renseignements anonymes ou statistiques qui, seuls ou réunis à d’autres renseignements mis à la disposition du détenteur, ne permettent pas l’identification de personnes physiques ;
6. les renseignements personnels sur la santé d’une personne physique lorsqu’une période de cinquante ans s’est écoulée depuis son décès ;
7. la Commission des assurances du Nouveau-Brunswick ;
8. la Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick ;
9. la Commission du travail et de l’emploi établie en vertu de la Loi sur la Commission du travail et de l’emploi;
10. le Comité d’appel de désignation établi en vertu de la Loi sur l’aide financière aux étudiants du postsecondaire;
11. le Conseil du premier ministre pour les personnes handicapées ;
12. une commission de recours constituée en vertu de l’article 30 de la Loi sur la santé mentale;
13. le Comité consultatif sur les services à la santé mentale établi en vertu de la Loi sur les services à la santé mentale;
14. un tribunal constitué en vertu de l’article 7.5 de la Loi sur la santé mentale;
15. une personne, un service ou un organisme désigné service de défenseurs des malades mentaux en vertu de la Loi sur la santé mentale;
16. une commission de recours établie par le Centre hospitalier Restigouche, Inc. ;
17. le Tribunal d’appel des accidents au travail constitué en vertu de la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail.

Comment faire une demande d’accès à l’information personnels sur la santé vous concernant?

Vous pouvez présenter une demande directement au dépositaire qui détient vos renseignements personnels sur la santé afin de les consulter ou d’en recevoir copie. Vous pouvez le faire en personne (oralement) ou par écrit ; toutefois, le dépositaire peut exiger que votre demande soit écrite.

Lorsque vous faites une demande, veuillez suivre les consignes suivantes :

• votre nom et vos coordonnées ;
• préciser si vous voulez consulter le document ou une partie de celui-ci ou en recevoir copie ;
• fournir suffisamment de détails pour permettre au dépositaire d’identifier et de repérer, en déployant des efforts raisonnables, les renseignements auxquels vous voulez avoir accès.

Vous trouverez peut-être utile de garder une copie de votre demande si elle est écrite ou, si vous l’avez fait oralement, d’en noter la date au cas où le dépositaire aurait des questions ou qu’il lui faudrait éclaircir votre demande, ou au cas où vous seriez insatisfait de la réponse du dépositaire et voudriez exercer votre droit de déposer une plainte auprès de notre bureau ou de déférer l’affaire aux tribunaux.

Obligation de prêter assistance

L’article 8 de la Loi oblige les dépositaires à vous prêter assistance quand vous présentez une demande d’accès si votre demande ne contient pas suffisamment de détails pour permettre au dépositaire d’identifier et de repérer le document contenant les renseignements que vous demandez. Si tel est le cas, le dépositaire doit vous aider à reformuler votre demande. Ainsi, le dépositaire a l’obligation de faire ce qui suit :

• faire une recherche adéquate de tous les renseignements que vous demandez ;
• vous permettre de consulter les renseignements et d’en recevoir une copie si vous le voulez ;
• vous informer par écrit, ou bien du fait que les renseignements n’existent pas ou sont introuvables, ou bien du motif du refus de l’accès aux renseignements ;
• vous informer de vos droits si vous êtes insatisfait de la décision du dépositaire relativement à votre demande.

Délai prévu pour les dépositaires pour répondre à une demande d’accès à l’information.

La Loi accorde au dépositaire 30 jours ouvrables pour répondre aux demandes d’accès. Dans certaines situations, le dépositaire peut proroger ce délai de son propre chef d’une période supplémentaire maximale de trente jours ouvrables dans l’un des cas suivants :

a) votre demande n’est pas rédigée dans des termes suffisamment précis pour lui permettre de déterminer de quel document il s’agit ;

b) vous ne répondez pas à bref délai à une demande de précisions émanant de lui ;

c) les parties pertinentes du document vous concernant sont traduites pour le médecin unilingue qui vous traite, si le document est établi dans la langue officielle que le médecin ne comprend pas ;

d) l’observation du délai de trente jours ouvrables entraverait gravement l’exercice de ses activités, un grand nombre de documents sont demandés, ou de plus amples recherches sont nécessaires pour donner suite à la demande ;

e) un délai est nécessaire pour lui permettre d’aviser un tiers et de recevoir ses observations, ou de consulter un autre dépositaire, avant de permettre la consultation ou la reproduction des renseignements personnels sur la santé ;

f) vous sollicitez dans votre demande la communication de documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou par avis de requête.

Si le dépositaire proroge de son propre chef (c’est-à-dire sans l’approbation de l’ombud) le délai imparti pour répondre, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau au sujet de la prolongation.

Si le dépositaire n’est pas en mesure de répondre à la demande d’accès dans le délai qu’il s’est fixé, il peut demander à notre bureau une prolongation supplémentaire du délai, fondée sur les critères déjà cités. Si notre bureau accorde au dépositaire un délai supplémentaire pour répondre à la demande, vous ne pouvez pas déposer une plainte auprès de notre bureau.

Si le dépositaire ne répond pas à la demande dans le délai prévu, qu’il s’agisse du délai initial ou du délai prolongé, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau ou référer l’affaire aux tribunaux.

Réponse du dépositaire

Dès réception de la demande, le dépositaire y répond aussi rapidement que le commandent les circonstances, mais au plus tard trente jours ouvrables après l’avoir reçue, sauf si le délai imparti pour répondre est prolongé (voir « Délai prévu pour les dépositaire pour répondre à une demande d’accès à l’information », ci-dessus) ou si la demande est transférée à un autre dépositaire. Dans sa réponse à la demande, le dépositaire :

1. met les renseignements personnels sur la santé à votre disposition pour consultation et vous en remet une copie, si vous en avez fait la demande ;
2. vous informe par écrit que les renseignements n’existent pas ou ne peuvent être retrouvés ;
3. vous informe par écrit que la demande est refusée en tout ou en partie pour un motif déterminé, mentionné à l’article 14, et lui fait part de son droit de déposer une plainte au sujet du refus en vertu de la partie 6.

Si le dépositaire ne répond pas à la demande dans le délai de trente jours ouvrables, l’omission peut être considéré comme un refus de donner accès.

Droits pour accéder aux renseignements personnels en matière de santé

Vous pouvez consulter les documents gratuitement, mais si des copies d’un document sont demandées, la Loi permet au dépositaire d’exiger certains droits pour recouvrer les frais de recherche, de préparation, de copie et de livraison du document. Ces droits ne peuvent excéder les montants indiqués dans le règlement, à savoir :

• 15 $ pour chaque période de 30 minutes qui s’ajoute aux deux premières heures de recherche et de préparation des dossiers de santé, lesquelles sont gratuites ;
• un maximum de 0,25 $ pour chaque page copiée ;
• des droits d’utilisation de matériel informatique si la recherche de vos dossiers de santé nécessite l’accès à des bases de données ;
• les frais engagés pour l’envoi des documents par un service de messagerie (à la demande de la personne physique).

Demande de corrections des renseignements personnels sur la santé

Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels sur la santé soient corrigés et vous avez le droit de les consulter et de les reproduire. La demande peut être présentée directement au dépositaire qui détient vos renseignements personnels sur la santé.

Votre demande de correction est présentée par écrit et comprend ce qui suit :

1. votre nom et vos coordonnées ;
2. le renseignement précis que vous voulez faire corriger ;
3. le document où figurent, à votre avis, des renseignements inexacts.

Dans sa réponse à votre demande de correction, le dépositaire :

1. apporte la correction demandée au document contenant les renseignements personnels sur la santé de sorte qu’elle en fasse partie ;
2. vous en informe par écrit si les renseignements personnels sur la santé n’existent plus ou ne peuvent être retrouvés ;
3. s’il ne détient pas vos renseignements personnels sur la santé, vous en informe, vous fournit le nom et l’adresse du dépositaire qui les détient, transfert la demande à ce dernier et vous en informe ;
4. vous informe par écrit de son refus de corriger vos renseignements personnels sur la santé, des motifs de son refus et de votre droit d’ajouter au dossier une déclaration de désaccord et de déposer à notre bureau ou auprès des tribunaux une plainte au sujet du refus.

La déclaration de désaccord est une brève note, dont vous êtes l’auteur, expliquant la correction que vous aviez demandée et le motif de votre demande.

La Loi accorde au dépositaire 30 jours ouvrables pour répondre aux demandes de faire corriger les renseignements personnels sur la santé. Dans certaines situations, le dépositaire peut prolonger ce délai de son propre chef d’une période supplémentaire maximale de 30 jours ouvrables (voir « Délai prévu pour dépositaire pour répondre à une demande d’accès à l’information », ci-dessus).

Recours

Recours Si vous êtes insatisfait de la façon dont un organisme public a traité votre demande d’accès à l’information ou votre demande de correction ou n’y a pas répondu, vous pouvez soit déposer une plainte auprès de notre bureau, soit référer l’affaire à un juge de la Cour du Banc du Roi. Noter que vous ne pouvez pas faire les deux.

Comment déposer une plainte auprès de notre bureau

Si, après avoir présenté une demande d’accès ou de correction au dépositaire, vous n’êtes pas satisfait de la façon dont il a traité votre demande, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre bureau dans l’un ou l’autre des délais suivants :

1. dans les 60 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire ;
2. si vous n’avez pas reçu de réponse dans le délai initial ou le délai prolongé, dans les 120 jours suivant la date à laquelle vous avez présenté la demande au dépositaire.

Si vous choisissez de déposer une plainte, vous serez tenu de la présenter à notre bureau par écrit. Vous pouvez nous envoyer à cette fin (par la poste, par courriel ou par télécopieur) une lettre précisant ce qui suit :

1. la date de votre demande ;
2. si vous l’avez faite par écrit ou en personne ;
3. la personne à qui la demande a été adressée (par exemple, le nom du fournisseur de soins de santé) ;
4. la suite (par exemple, votre demande a été rejetée, vous n’avez reçu aucune réponse, ou vous n’avez pas reçu tous les renseignements demandés).

Si vous avez présenté une demande écrite, nous vous demanderons d’en soumettre une copie ainsi qu’une copie de la réponse que vous avez reçue, le cas échéant. Il n’est pas nécessaire de nous fournir les documents personnels que vous avez reçus, même s’ils sont incomplets, car nous nous adresserons directement au dépositaire pour enquêter cette affaire.

Comment référer une affaire aux tribunaux

Comment référer une affaire aux tribunaux Si vous voulez référer votre affaire à la Cour du Banc du Roi, vous devez le faire dans les 30 jours de la date de la décision du dépositaire. À cette fin, veuillez communiquer avec le greffe dans la région où vous demeurez.

Processus d’enquête d’une plainte

Voici les types de plaintes que nous recevons généralement en application de la Loi :

1. plainte d’omission de répondre — le dépositaire n’a pas répondu à une demande d’accès ;
2. plainte au sujet des droits — le dépositaire a remis à la personne physique une facture non conforme à la Loi ;
3. plainte au sujet du contenu — la personne physique croit que le dépositaire n’a pas fourni tous les renseignements personnels demandés sur la santé.

Lorsque nous recevons une plainte, nous déterminons dans un premier temps si nous avons reçu tous les renseignements nécessaires pour l’accepter et si nous disposons de l’autorité à enquêter votre plainte. Dans l’affirmative, nous en avisons ensuite le dépositaire concerné et nous lui fournissons une copie de la plainte. En ce temps, nous demandons également au dépositaire de nous fournir une réponse écrite ou orale à la plainte, y compris des explications quant aux motifs du refus d’accès aux renseignements, le cas échéant, et les mesures prises pour effectuer la recherche des documents pertinents, et ainsi de suite.

Processus de résolution informelle

Après avoir reçu la réponse du dépositaire, nous prenons les mesures indiquées pour parvenir à une résolution informelle de la plainte d’une manière satisfaisante pour vous et le dépositaire et conformément à l’objet de la Loi. Selon les circonstances, il se peut que le dépositaire vous communique à cette fin d’autres renseignements accompagnés d’explications, ou, si nous estimons que le dépositaire a donné accès à tous les renseignements que vous étiez en droit de recevoir, nous vous fournirons des explications à l’appui de nos conclusions. Dans les deux cas, nous vous demanderons si une telle manière de régler la plainte vous paraît satisfaisante et, dans l’affirmative, nous terminerons notre enquête, et le dossier sera clos.

Dans certains cas, l’ombud peut décider de cesser l’enquête s’il croit que le dépositaire vous a fourni tous les renseignements que vous étiez en droit de recevoir en vertu de la Loi. Si l’ombud cesse son enquête à cette étape, notre bureau vous informera, ainsi que le dépositaire, de sa décision et vous en donnera les raisons.

Processus d’enquête formelle

S’il estime que le dépositaire doit prendre d’autres mesures pour respecter les droits d’accès du plaignant et procède à une enquête formelle, l’ombud établira, à la fin de son enquête, un rapport de conclusions. L’ombud peut faire au dépositaire l’une ou l’autre des recommandations suivantes :

• d’accueillir en tout ou en partie la demande d’accès ou de correction ;
• de répondre à la demande ou de la rejeter.

La Loi dispose que, après avoir reçu une plainte en matière d’accès, l’ombud a 90 jours pour présenter un rapport de conclusions ; toutefois, il est autorisé à prolonger le délai en avisant les parties à la plainte de la date pressentie de la remise du rapport.

Lorsque l’ombud remet un rapport de conclusions assorties de recommandations, le dépositaire a 15 jours après réception du rapport pour décider d’accepter ou non les recommandations de l’ombud et pour aviser les parties de sa décision, incluant notre bureau. L’avis du dépositaire doit préciser les motifs de sa décision et, le cas échéant, le droit du plaignant d’interjeter appel et le délai de dépôt d’un appel à la Cour du Banc du Roi.

Vue d’ensemble de la vie privée

Lorsqu’ils traitent des renseignements personnels sur la santé, les dépositaires sont tenus de suivre les exigences énoncées dans la partie 4 de la Loi, « Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels sur la santé ». Selon la définition dans la Loi, s’entend de « renseignements personnels sur la santé » les renseignements identificatoires oraux ou sur un support quelconque se rapportant à vous, en tant que personne physique, dans le cas où :

1. ils ont trait à votre santé physique ou mentale et à vos antécédents familiaux ou en matière de santé, y compris votre information génétique ;
2. ils ont trait à votre inscription, y compris votre numéro d’assurance-maladie ;
3. ils ont trait aux soins de santé qui vous sont fournis ;
4. ils ont trait à vos paiements ou à votre admissibilité à ces soins ou à cette assurance ;
5. ils ont trait au don d’une partie de votre corps ou d’une de vos substances corporelles ou sont dérivés de l’analyse ou de l’examen d’une telle partie ou d’une telle substance, y compris des renseignements dérivés d’une analyse ou d’un examen d’ordre génétique la concernant ;
6. ils identifient votre mandataire spécial ;
7. ils identifient votre fournisseur de soins de santé.

Vous pouvez déposer une plainte en matière de protection de la vie privée auprès de notre bureau si vous croyez que le dépositaire :

• a recueilli, utilisé ou communiqué les renseignements personnels sur la santé vous concernant, en violation de la Loi ;
• a omis de protéger de façon sécuritaire les renseignements personnels sur la santé vous concernant, contrairement aux exigences de la Loi.

Vous pouvez déposer une plainte par rapport à la vie privée auprès de notre bureau en remplissant notre Formulaire de plainte concernant la vie privée et en le soumettant à notre bureau.

Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

Selon la Loi, les dépositaires ne peuvent recueillir légalement vos renseignements personnels sur la santé que dans l’un ou l’autre des cas suivants :

• vous avez donné votre consentement en vertu de la Loi, et la collecte est nécessaire, au mieux de sa connaissance, à une fin légitime ;
• la collecte est autorisée par la Loi ;
• sans votre consentement, si vous êtes incapable de donner votre consentement et que,
  • ou bien le dépositaire ne peut obtenir le consentement de votre mandataire spécial en temps opportun,
  • ou bien vous avez été admis dans un établissement psychiatrique à titre de malade en placement non volontaire en vertu de la Loi sur la santé mentale.

En règle générale, les dépositaires doivent recueillir vos renseignements personnels sur la santé directement auprès de vous, sauf si la Loi autorise explicitement la collecte auprès d’une autre source dans certaines circonstances.

En ce qui concerne l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé, les principes généraux suivants s’appliquent :

• les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sur la santé que dans la mesure prévue dans la section B de la partie 4 de la Loi ;
• l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé doivent se limiter au nombre minimal de renseignements nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés ;
• les dépositaires doivent limiter l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels sur la santé aux personnes qui doivent connaître ceux-ci pour exercer leurs fonctions.

Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont un dépositaire a traité vos renseignements personnels sur la santé ou qu’un dépositaire vous a avisé d’une atteinte à la vie privée ayant trait à vos renseignements personnels sur la santé, vous avez le droit de déposer une plainte auprès notre bureau. Veuillez remplir notre Formulaire de plainte en matière de protection de la vie privée et le soumettre à notre bureau.

Processus d’enquête d’une plainte en matière de vie privée

Après avoir reçu une plainte en matière de protection de la vie privée, nous en aviserons le dépositaire concerné et lui fournirons une copie de votre plainte. Si la communication par notre bureau de votre plainte au dépositaire vous préoccupe, veuillez nous en aviser afin que nous puissions en discuter avec vous dans les plus brefs délais.

Au moment d’aviser le dépositaire de votre plainte, nous lui demanderons de fournir une réponse écrite aux préoccupations soulevées dans votre plainte et tout autre renseignement pertinent en l’espèce.

Notre bureau a 90 jours pour terminer son enquête sur une plainte en matière de protection de la vie privée.

Processus de résolution informelle

Processus de résolution informelle Après avoir reçu la réponse du dépositaire à votre plainte en matière de protection de la vie privée, nous examinerons les renseignements fournis ainsi que les dispositions applicables de la Loi et nous déterminerons si le dépositaire a traité vos renseignements personnels inconvenablement. Si nous estimons qu’il en est ainsi et si le dépositaire admet son erreur et accepte de prendre les mesures correctives indiquées, nous vous préciserons alors les raisons de l’atteinte à la vie privée et nous vous inviterons à dire si vous jugez satisfaisantes les mesures correctives prises par l’organisme public pour régler votre plainte.

Enquête formelle

Si nous estimons que le dépositaire n’a pas traité vos renseignements personnels conformément à la Loi, et si le dépositaire n’est pas d’accord ou ne veut pas prendre les mesures correctives indiquées, l’affaire sera référée à l’ombud pour qu’il l’examine et prenne une décision définitive, et notre bureau fera peut-être en conséquence des recommandations formelles au dépositaire. Nos recommandations éventuelles ne viseront qu’à améliorer le respect de la Loi. Notre bureau ne peut pas recommander le congédiement d’une personne ou l’indemnisation financière du traitement incorrect de vos renseignements personnels ni évaluer la culpabilité criminelle ou civile du dépositaire ou enquêter à cet égard. If we issue recommendations to the custodian, they will be limited to improving compliance with the Act. Our Office cannot recommend that someone be fired, recommend financial compensation for any mishandling of your personal information, or investigate or assess criminal or civil culpability on the part of the custodian.

Il est important de signaler que, même si notre bureau est chargé d’enquêter sur les plaintes en matière de protection de la vie privée et de faire des recommandations aux dépositaires lorsque l’ombud le juge nécessaire, notre mandat consiste à veiller à ce que les dépositaires mettent en œuvre les pratiques, politiques et mesures de protection indiquées pour réduire le risque qu’une situation semblable se reproduise dans l’avenir.